仕事術(3) コミュニケーションのススメ

イノフジ チクワです。

前回は自分に合った仕事術の探し方について書きました。

今回は仕事術を実行していく上で有用なスキルについて取り上げます。スキルを身につけて仕事術をうまく習得し、仕事を効率化していきましょう。

◆この記事の対象

若手の技術者・研究者の方

中堅以上ではあるが、仕事のスタイルを見直したい方

中堅以上で、仕事のスタイルは確率できているが、後輩の指導等でお困りの方。

◆コミュニケーションのススメ

仕事をする上では他人の協力が不可欠です。協力が得られるかどうかには相手との信頼関係が重要です。信頼関係を築くために必要なスキル、それがコミュニケーション・スキルです。

コミュニケーションを取る上で大切なことを学んでいきましょう。

まずは人の名前を覚えることです。そして話しかけるときには相手の名前を呼びましょう。これだけで好印象を持たれやすいのです。これはカクテル・パーティー効果に基づいています。カクテル・パーティー効果とは、人混みや雑踏の中でも、自分に関係があったり興味があったりするキーワードを自然に聞き取ることができる現象のこと。人は自分の興味や関心に応じて、聞こえる情報を再構築して認識しているのだそうです。人の名前を覚えるのが難しいよ、という方は、例えばもらった名刺に「会ったときの会議室」「その場での席関係」なんかをメモしておくと思い出しやすいですよ。

次に話し方について。話相手のニーズ・考えを引き出すことを意識しましょう。信頼を得るためには相手のニーズを正しく認識し、それに寄った行動を取るとよいのです。相手のニーズに寄るというのは、相手がこうしたいと思っていることに協力することですね。ここで難しいのは相手のニーズを引き出すこと。「相手のニーズ=こうれからこうしたい」だと考えると、ニーズは未来の情報に当たります。未来のことは自分でも話しにくいため、最も話しやすい過去のことから質問し、現在までの変遷を聞いた上で未来の話に繋げるというのがセオリーです。相手本人も気づいていなかった潜在ニーズを引き出せればbest!話が盛り上がれば引き出しやすくなりますね。それでは次節で話の広げ方・盛り上げ方で注意したい点を深掘りしてみましょう。

◆聞き役のススメ

話を広げる・盛り上げるためには、相手に気持ちよく話してもらうことを意識しましょう。聞き役になるのです。気持ちよく話してもらうには「うれしさ」を感じてもらうことが重要。こんなときは気持ちを尋ねる質問をするとよいです。そうすると、「自分に興味を持ってくれている、うれしい」と感じ、気持ちよく話してくれます。

会話の中で断られたり否定されたりすることもあるでしょう。自分の思い通りに会話が進まないことはどうしてもあるものです。そんなときは態度が重要です。「意外です、よければ理由を教えてください」と、意外だったことをアピールしましょう。否定されて会話が途切れる・終わることを防ぐのです。

気を悪くしないかな とか なかなか聞きづらいよなと思う人は「自分の言葉が他人の気持ちをどう変えるかに責任を持つ必要はない」と心得えましょう。これはメンタルケアの記事でも取り上げたいと思いますが、他人の気持ちを気にしすぎて、会話する際に萎縮してしまうような人に特に有効です。

◆具体的な行動への落とし込み

他人の信頼を得て、協力してもらえる関係づくりを取り上げました。これを具体的な行動に落とし込んでみましょう。

・仕事に関連する人の名前を覚えましょう。

・聞き役になりましょう。相手のニーズを引き出すことを意識しましょう。

・ニーズを引き出せたら、それに協力するような行動を取ります。

いかがでしょうか。ビジネスで必要なコミュニケーション・スキルというのは自分が話して盛り上げよう、というのとは少し違いますね。少しの気遣いが相手の信頼を得て、協力を得ることに繋がります。気持ちよい関係を心がけたいものですね。

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